Depois do Planejamento Estratégico concluído, Indicadores e Objetivos Estratégicos ajustados, é hora de partir para a prática e traçar os Projetos e Planos de Ação, etapa geralmente negligenciada em empresas de todos os tamanhos. De boas intenções o Mundo do Trabalho está cheio e não basta delegar meia dúzia de tarefas às equipes e esperar resultados. O Gerenciamento de Projetos é o que pode garantir que as longas horas investidas na estruturação do Planejamento vão realmente ser revertidas em ações de sucesso. Por isso, nessa primeira coluna de novembro, trazemos um pouco mais sobre a importância de se ter um plano específico também para conduzir as ações. Bom proveito.
Gerenciamento de projetos em uma pequena empresa
*Thiago Reis
Num mercado de alta competitividade, em que várias empresas nascem e inovam a cada momento, é necessário buscar vantagens estratégicas. É preciso reduzir os riscos e maximizar as oportunidades em cada empreitada. Neste contexto, o gerenciamento de projetos é fundamental para realizar isto de maneira objetiva e planejada. Mas será que as rotinas e técnicas da gestão de projetos funcionam numa empresa de menor porte?
Nesse post você terá a resposta não apenas para esta pergunta, mas as principais características e os cuidados necessários para o gerenciamento de projetos em uma empresa de pequeno porte.
Uma pequena empresa tem suas particularidades.
A primeira questão que é fundamental de se compreender, quando for implementar a filosofia de gerenciamento de projetos em uma pequena empresa, é que as tratativas não podem e não devem funcionar como numa grande empresa. Um negócio de menor porte tem menos recursos, menos funcionários e, por isso, precisa de um gerenciamento mais específico.
Da mesma maneira, uma grande empresa é mais lenta. Uma decisão deve passar, muitas vezes, por uma série de análises técnicas de diferentes áreas e por diversos gestores, o que torna-se uma vantagem para as pequenas empresas que conseguem tomar decisões e agir de forma mais rápida.
Use o benefício da agilidade
O gerenciamento de projetos numa grande empresa é mais engessado por um motivo: a grande quantidade de processos e funcionários pode fazer com que as coisas fujam do controle. Por isso é necessário planejar minuciosamente cada uma das etapas do projeto, dando pouco espaço para improvisos.
Se, por um lado, o fato de ser menor torna uma empresa mais vulnerável ele também a torna mais ágil. E um gestor de projetos deve saber aproveitar essa característica. Como o processo decisório é bem mais rápido, uma pequena empresa pode se ajustar muito mais rapidamente às condições do mercado. Por isso, os processos dentro de um projeto não podem ser tão engessados.
Uma ideia, numa grande empresa, pode demorar meses para ser implementada, pois precisa passar por avaliação de várias áreas, comitês, gestores, etc. Numa pequena empresa, a mesma ideia pode ser implementada em poucas semanas. O gerenciamento de projetos deve levar em conta esta velocidade e dar espaço para mudanças de rumo e implementação de novos processos mais eficientes.
Não se esqueça de que treinar os funcionários é imprescindível para o sucesso
Os funcionários de grandes empresas tendem a estar mais familiarizados com as técnicas de gerenciamento de projetos. Numa pequena empresa, especialmente se seus colaboradores não têm experiência em companhias maiores, os jargões e processos podem se tornar até mesmo incômodos. Por este motivo, é fundamental o treinamento dos funcionários.
É preciso explicar os benefícios do gerenciamento de projetos e como o próprio trabalho diário pode ganhar em eficiência, precisão e reconhecimento. Também é necessário explicar o aspecto técnico de cada uma das ferramentas e como elas afetam os processos e a empresa como um todo.
Em um post anterior damos algumas dicas para ajudar a preparar a equipe para adotar metodologias de gestão de projetos.
O planejamento é importante
Isto tudo não quer dizer que o planejamento deve ser descartado no gerenciamento de projetos de uma pequena empresa. Ela se beneficiará muito de uma estrutura, de um calendário do projeto, de um plano de avaliação de riscos, de relatórios de progresso e de um software de gerenciamento de projetos – principalmente ao lidar com múltiplos projetos, que exigirá do GP a alocação otimizada dos recursos. Estas ferramentas são fundamentais e aumentam a chance de sucesso dos projetos.
Porém, cada uma das ferramentas e a estruturação de cada um dos projetos deve sempre levar em conta a principal característica de uma pequena empresa: sua agilidade. Se, por um lado, ela é mais frágil a fatores externo, é também muito mais adaptativa e não pode perder sua agilidade por conta do engessamento. O projeto deve dar soluções rápidas tanto internamente (corrigindo processos, implementando novas idéias) quanto externamente (apresentando soluções rápidas aos clientes).
E você, possui alguma experiência com gerenciamento de projetos em pequenas empresas? Quais foram os maiores problemas enfrentados? Compartilhe sua experiência conosco. Vamos trocar ideias em busca da eficiência de gestão.
*Thiago Reis é formado em Gestão Empresarial pela Universidade Veiga de Almeida e possui MBA em Gerenciamento de Projetos, pela Universidade Veiga de Almeida.
