A Prefeitura de Cachoeirinha começou a implantar um Escritório de Gestão de Projetos (PMO) com a proposta de acompanhar de perto o andamento das ações previstas no plano de governo, identificar gargalos e aumentar a taxa de execução dos projetos municipais. A iniciativa é conduzida pela Secretaria Municipal de Inovação, Tecnologia, Qualificação e Novos Projetos (SMIT), com consultoria da Estratégia Engenharia Governamental.
O modelo adotado pela administração da prefeita Jussara Caçapava tem entre suas referências experiências de gestão utilizadas no setor privado. À frente da consultoria está o engenheiro de produção e ex-presidente da Câmara de Vereadores Fernando Medeiros, que acumulou mais de dez anos de experiência como auditor de qualidade na General Motors (GM).
A proposta é adaptar ferramentas de gestão de projetos utilizadas na iniciativa privada à realidade da administração pública, criando uma rotina de acompanhamento permanente das ações das secretarias.
Segundo Medeiros, o primeiro passo é entender exatamente em que estágio estão as propostas que a Prefeitura pretende executar.
“Nosso trabalho consiste em criar uma cultura de governança de projetos através do monitoramento contínuo e permanente dos mesmos. Estamos realizando o diagnóstico atual sobre o nível de implementação das propostas elencadas no Plano de Governo e de outros projetos estratégicos definidos pela prefeita.”
A ideia é criar um Painel de Gestão com os projetos de cada secretaria e o respectivo nível de execução. Um segundo painel será instalado junto ao Gabinete da Prefeita.
A partir dessas informações, o governo pretende acompanhar mensalmente a evolução das iniciativas e identificar quais dependem de decisões, recursos ou articulação entre diferentes áreas da administração.
“Será implementado um grande Painel de Gestão no EGP e outro junto ao Gabinete da Prefeita, onde constarão os projetos de cada Secretaria Municipal que foram propostos no Plano de Governo com seus respectivos níveis de execução”, explica Medeiros.
Segundo ele, ao final do diagnóstico será possível apresentar um panorama individual das secretarias.
“Ao final deste relatório será exposto o resumo geral de cada secretaria com os percentuais de suas respectivas entregas.”
Na prática, o sistema deverá permitir visualizar quais projetos ainda não começaram, quais estão em execução e quais já foram concluídos.
A prefeita Jussara afirma que o painel será utilizado em reuniões mensais com todos os secretários. A intenção é transformar o acompanhamento das ações em uma rotina da administração.
Um projeto que hoje esteja classificado como “não iniciado”, por exemplo, poderá ser atualizado para “em andamento” após uma reunião de acompanhamento e, posteriormente, passar para a condição de “implementado”.
A avaliação periódica deverá servir também para identificar os motivos que impedem o avanço de determinadas iniciativas e buscar soluções dentro da própria estrutura do governo.
Para Jussara, o Escritório de Gestão de Projetos permitirá uma visão mais objetiva do conjunto de ações da Prefeitura.
A prefeita afirma que o mecanismo poderá ajudar os gestores a identificar gargalos e atuar para que as entregas previstas sejam efetivamente realizadas.
Da indústria para a gestão pública
A experiência de Medeiros na indústria é uma das referências para a implantação do modelo em Cachoeirinha. Além da passagem pela General Motors, ele possui formação em Engenharia de Produção, formação executiva em Gerenciamento de Projetos pela Fundação Getulio Vargas e pós-graduação em Gestão e Governança Pública.
Também acumula mais de uma década de experiência na administração pública, tendo ocupado funções como secretário municipal, presidente de Câmara, engenheiro de produção no governo estadual e prefeito interino.
A combinação entre experiências no setor privado e no poder público, segundo a Prefeitura, é utilizada para adaptar ferramentas de gestão empresarial aos desafios de uma administração municipal.
Para Medeiros, o objetivo não é apenas criar um mecanismo de fiscalização dos projetos, mas estabelecer uma nova rotina de governança.
“Nosso trabalho consiste em criar uma cultura de governança de projetos através do monitoramento contínuo e permanente dos mesmos.”
O diagnóstico também deverá apontar os pontos em que os projetos encontram dificuldades para avançar.
A secretária municipal de Inovação, Tecnologia, Qualificação e Novos Projetos, Sueme Pompeo de Mattos, afirma que o PMO terá atuação transversal dentro da Prefeitura.
Segundo ela, a secretaria pretende utilizar a inovação não apenas para incorporar novas tecnologias, mas como instrumento para melhorar os processos administrativos.
“Para nós, inovação é uma ferramenta de gestão: um instrumento para identificar desafios, construir soluções eficazes, otimizar processos e transformar planejamento em resultados concretos para a população.”
Sueme afirma que o escritório deverá atuar diretamente com as secretarias para identificar necessidades e gargalos.
“Esse programa vai muito além do acompanhamento de projetos. O Escritório de Gestão de Projetos (PMO) permitirá identificar necessidades, prioridades e gargalos e, principalmente, atuar de forma integrada com as secretarias, auxiliando diretamente na construção de soluções e na execução das ações estratégicas do Governo.”
Implantação começou em agosto
Os trabalhos para a implementação do Escritório de Gestão de Projetos começaram em agosto. A estrutura será gerenciada pela SMIT e contará com a consultoria da Estratégia Engenharia Governamental.
O PMO será responsável por acompanhar o progresso dos projetos, analisar indicadores de desempenho e fornecer informações para a tomada de decisões.
A expectativa da Prefeitura é que a ferramenta ajude a melhorar o cumprimento de prazos, orçamento e escopo das iniciativas, além de permitir que o governo tenha uma visão integrada do conjunto de projetos em andamento.
O modelo de escritório de gerenciamento de projetos já é utilizado em diferentes administrações públicas, e Cachoeirinha pretende adaptar a metodologia à realidade do município.
O principal desafio, agora, será transformar o painel de acompanhamento em uma rotina efetiva de gestão, com atualização periódica dos dados e atuação sobre os projetos que apresentarem dificuldades de execução.
